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Gestion de projet inclusive

Selon Pieter Levels, il pourrait y avoir plus d’ un milliard de travailleurs à distance d'ici 2035. La pandémie a accéléré la tendance au télétravail, rendant la question de l'inclusion numérique sur le lieu de travail encore plus urgente.

Les entreprises doivent s'assurer que l’utilisateur ne rencontre aucun obstacle lors de la mise en place d'un environnement à distance. Lorsqu'une vidéoconférence est organisée, vous devez prendre en compte les éléments susceptibles de rendre la réunion accessible à tous. Voici quelques conseils pour rendre vos réunions numériques inclusives.

Communiquez l'ordre du jour et les documents de la réunion à l'avance

Si vous êtes l'organisateur de la réunion, pensez à envoyer un e-mail à tous les participants avec l'ordre du jour, le sujet de la réunion et les diapositives dès que possible. Idéalement, ces éléments devraient être envoyés une semaine à l'avance, afin que les personnes porteuses de handicap puissent les lire et, si nécessaire, les convertir en support alternatif. Au-delà des situations de handicap, voici un conseil de productivité puissant qui profitera à tout le monde : les personnes introverties, les personnes qui pourraient avoir besoin de préparer des réponses à d'éventuelles questions, mais aussi celles qui travaillent à domicile avec des enfants ou dans un environnement bruyant.

Choisissez un outil de vidéoconférence offrant des options d'accessibilité

Certaines plateformes de vidéoconférence proposent des fonctionnalités spécifiques pour rendre la réunion accessible à tous. Par exemple, des sous-titres automatiques en direct lorsque quelqu'un parle pour les utilisateurs sourds ou malentendants. Il est également recommandé d'utiliser des logiciels accessibles aux personnes aveugles ou malvoyantes et d'utiliser des lecteurs d'écran qui transforment les données affichées à l'écran en éléments audio ou en braille.
Dans la prochaine leçon, nous vous présenterons quelques outils de vidéoconférence et leurs fonctions d'accessibilité.

Utilisez des dispositifs appropriés - la qualité audio et vidéo est importante !

La qualité de l'audio a des conséquences sur la compréhension de la réunion en direct mais aussi sur la transcription éventuelle de l'enregistrement. Demandez à tous les participants d'utiliser des haut-parleurs et des microphones appropriés pour que le son soit clair. Demandez également à toute personne qui ne parle pas de couper son micro afin que personne ne soit distrait.

Assurez-vous également que les visages soient clairement visibles dans le champ de vision de la webcam, sans contre-jour et avec un éclairage suffisant. Ceci est particulièrement utile pour les personnes malentendantes qui pratiquent la lecture labiale.

Communiquez dans la conversation en ligne et utilisez les fonctions de « réaction ».

Toutes les fonctions de votre outil de vidéoconférence peuvent être utiles pour faciliter la participation de chacun. Assurez-vous que tous les participants savent comment les utiliser. Par exemple, la fonction « lever la main » permet à une personne de signaler qu'elle veut intervenir, ce qui est utile pour éviter les interruptions.

La conversation en ligne peut également être un outil pour partager des données avec tous vos collaborateurs et pour faciliter la compréhension par les personnes porteuses de handicap. Par exemple, écrivez les noms, adresses et numéros de téléphone dans la conversation en ligne.

Régulez les échanges : attention à la clarté et aux interruptions

Annoncez votre prénom lorsque vous commencez à parler, et ne parlez pas trop vite. Faites attention à qui parle et à qui est interrompu. Les interruptions peuvent être très dérangeantes pour les personnes porteuses de handicap. Si tout le monde parle en même temps, les personnes malvoyantes peuvent rapidement perdre le fil, car elles n'ont accès qu'au son. Les personnes malentendantes qui utilisent des sous-titres automatiques ou un outil de transcription peuvent également perdre le fil car ces outils auront du mal à transcrire correctement une conversation cacophonique. Il en va de même pour les personnes souffrant de troubles cognitifs.

Enregistrez la réunion et laissez une retranscription

La quantité d'informations échangées lors d'une vidéoconférence peut être considérable. C'est une bonne idée d'enregistrer vos vidéoconférences, car cela vous permettra d'éviter de perdre des informations précieuses pendant vos réunions.

Avec les fichiers vidéo, vous pouvez facilement ajouter des sous-titres et générer des retranscriptions pour assurer le suivi de vos collaborateurs et faire en sorte que même les personnes porteuses de handicap aient accès aux informations et puissent les récupérer si nécessaire.

Demandez un feedback

L'une des meilleures façons d'améliorer l'expérience de chacun est de demander leur avis sur les améliorations à apporter à la réunion. Demandez à votre équipe ce qui pourrait être amélioré et ce qui, selon elle, a manqué pendant cette réunion. L'inclusion numérique est un processus évolutif qui requiert la participation de tous !