Lección 14El arte de la comunicación en la gestión de proyectos

Noción 94

Comunicarse con las partes interesadas

Competencias objetivo

Sensibilizar sobre la comunicación entre los diferentes roles jerárquicos. Observar los factores sociales/naturales/culturales que están en la base de los roles laborales.

Ejercicio

Cuando se comunica con ________________, la participación de las partes interesadas es importante.
Aprender a comunicarse con las partes interesadas a través de su participación es una de las formas más eficaces de conocerlas y le ayudará a averiguar cuáles son sus necesidades. A su vez, esto mejorará su relación general y le ayudará a dar forma a las metas y objetivos de su proyecto.
Por ejemplo, si descubres que una de las principales partes interesadas exige que el proyecto cumpla ciertos requisitos (___________), puedes asegurarte de que se traten y se incluyan en el plan.
Las reuniones con las partes interesadas son el método de comunicación más habitual en las empresas. Las mejores formas de comunicar el mensaje serían _________, Prezi o cualquiera de las soluciones de software de mapas mentales disponibles en línea. Estar en la misma sala con las partes interesadas debería evitar problemas de mala interpretación.
Sin embargo, con el crecimiento de las plataformas en línea, los clientes se están acostumbrando a seguir las reuniones ________.
Es importante mantenerse en contacto con las partes interesadas; por ejemplo, puede utilizarse __________, que puede enviarse en determinados periodos de tiempo. Pueden ser útiles para incluir a las partes interesadas que no participan directamente en tu proyecto.
Otro elemento importante es el proyecto ______________. Suelen enviarse en periodos predefinidos (semanales, mensuales). El protocolo ya está acordado aquí, así que si tu proyecto se desarrolla dentro del plazo y el presupuesto previstos, no deberías tener ninguna preocupación.
Tiene que estar preparado para ________. Si el problema es urgente, puedes programar una conferencia telefónica. Ten en cuenta que las teleconferencias son mejores para la comunicación unidireccional, así que sería buena idea tener preparada una agenda antes de que empiece la teleconferencia.
Por supuesto, uno de los aspectos más importantes de la comunicación con las partes interesadas es crear _________.
Las reuniones durante el almuerzo o la cena pueden ser de gran ayuda. En estas situaciones las partes interesadas son más espontáneas y pueden contarte algo confidencialmente.

Recursos

Lista de palabras

en línea
integración
grupos de interés
boletines
informes resumidos
criterios
PowerPoint
problemas

Corrección

Cuando te comunicas con partes interesadas, la participación de éstas es importante.
Aprender a comunicarse con las partes interesadas a través de su participación es una de las formas más eficaces de conocerlas y le ayudará a averiguar cuáles son sus necesidades. A su vez, esto mejorará su relación general y le ayudará a dar forma a las metas y objetivos de su proyecto.
Por ejemplo, si descubres que una de las principales partes interesadas exige que tu proyecto cumpla ciertos criterios, puedes asegurarte de que esto se discuta y se incluya en tu plan.
Las reuniones con las partes interesadas son el método de comunicación más habitual en las empresas. Las mejores formas de comunicar el mensaje serían PowerPoint, Prezi o cualquiera de las soluciones de software de mapas mentales disponibles en línea. Estar en la misma sala con las partes interesadas debería evitar problemas de malinterpretación.
Sin embargo, con el crecimiento de las plataformas en línea, los clientes se están acostumbrando a seguir las reuniones online.
Es importante mantenerse en contacto con las partes interesadas; por ejemplo, pueden utilizarse boletines informativos, que pueden enviarse en determinados periodos de tiempo. Pueden ser útiles para incluir a las partes interesadas que no participan directamente en el proyecto.
Otro elemento importante son los informes resumidos del proyecto. Suelen enviarse en periodos predefinidos (semanales, mensuales). Aquí el protocolo ya está acordado, así que si tu proyecto se desarrolla dentro del plazo y el presupuesto previstos, no deberías tener ninguna preocupación.
Hay que estar preparado para los problemas. Si el problema es urgente, puedes programar una conferencia telefónica. Ten en cuenta que las teleconferencias son mejores para la comunicación unidireccional, así que sería buena idea tener preparada una agenda antes de que empiece la teleconferencia.
Por supuesto, uno de los aspectos más importantes de la comunicación con las partes interesadas es crear integración.
Las reuniones durante el almuerzo o la cena pueden ayudar. En estas situaciones las partes interesadas son más espontáneas y pueden contarte algo confidencialmente.